Gestión de archivos: custodia, consultas y destrucción con acceso web
La gestión externa del archivo consiste básicamente en trasladar parte de tu Archivo de empresa a nuestras instalaciones, haciéndonos cargo de su control y mantenimiento óptimos, con una serie de servicios añadidos (informatización, consultas, destrucción, protección de datos,…). Conseguirás reducir tus gastos en estanterías, sistemas de alarma (robo/incendio), etc. y dedicar el máximo espacio de tus oficinas a los usos más rentables para tu propio negocio, todo ello sin perder la disponibilidad total e inmediata de cualquiera de tus documentos.
Inicialmente, realizaremos un estudio global de tu Archivo para establecer las series documentales. Concretaremos tus necesidades en cuanto a la futura y periódica destrucción de tus archivos (estableceremos fechas de destrucción en función de la serie documental de que se trate, el ejercicio u otros criterios), para que podamos avisarte a medida que los archivos vayan perdiendo su vigencia legal o administrativa.
Para las posibles consultas y para la destrucción de archivos, te pediremos que designes una o varias personas autorizadas que serán consideradas por nosotros como interlocutores válidos para esos procesos. Nunca atenderemos órdenes de consulta o destrucción de cualquier otra persona. Las personas autorizadas dispondrán de claves (usuario/contraseña) para acceder al área privada de clientes, desde donde podrán consultar toda la información sobre el Archivo y realizar peticiones de una forma sencilla y segura.
Gestión de tus archivos de principio a fin:
Retirada de tus oficinas, informatización con acceso a través de Internet, custodia en nuestros centros, entrega y recogida en tus oficinas cuando sea necesario (consultas) y destrucción certificada detallada al finalizar el plazo legal o la vida útil de cada archivador.
Transporte a nuestros centros
La recogida de archivos en tus oficinas comprende una serie de procesos que serán llevados a cabo íntegramente por nuestro personal. Nosotros nos encargamos de todo el trabajo: codificación de cada unidad de archivo, etiquetado, inventariado, informatización web, introducción en contenedores, traslado hasta nuestros depósitos de archivo y colocación en los lugares asignados. Inmediatamente tras la recogida, las personas autorizadas recibirán un correo electrónico detallado de los archivos recogidos.
Nosotros nos encargamos de todo.
No tienes que extraer los archivadores de las estanterías, ni introducirlos en nuestros contenedores y carros, ni proporcionarnos ningún tipo de listado; realizaremos el inventario a partir de los datos que figuren en los propios archivadores.
A cada archivo se le asigna un código único, se realiza una descripción adecuada de su contenido (en función de la serie documental a la que pertenezca y la información expresada en el exterior del propio archivo). Al mismo tiempo, los archivos se introducen en contenedores para garantizar la confidencialidad durante el traslado y protegerlos adecuadamente en nuestras instalaciones. Todos los contenedores resultantes se colocan en nuestros carros de transporte de archivos (roll-containers) en origen (si las condiciones de accesibilidad lo permiten), y en estos carros se realiza el transporte y la colocación en nuestros depósitos documentales.
Para el inventario del archivo, se puede establecer el nivel de detalle que se desee (archivador, expediente o documento). En función del nivel de detalle deseado, se realizará una descripción adecuada de cada unidad de archivo para que en cualquier momento pueda ser solicitada por el cliente para su consulta.
Puedes establecer una periodicidad de recogida de archivos en función de tus necesidades: anual, semestral, trimestral, etc., o simplemente solicitar una recogida en el momento que desees.
Custodia
Los archivos se guardan en nuestras instalaciones bajo unas condiciones establecidas de confidencialidad, seguridad, salubridad e higiene. Disponemos de sistemas de alarmas y videovigilancia con grabación de imágenes.
Consulta de los documentos
En cualquier momento podrás solicitar la consulta de cualquier unidad de archivo, mediante una petición formal a través de nuestra web. Los archivos solicitados se entregarán en tus oficinas en un plazo de 24 horas (peticiones normales) o de 3 horas (peticiones urgentes).
Mensualmente, las personas autorizadas recibirán un listado detallado de todos los movimientos producidos en el archivo externo (altas, consultas, devoluciones, destrucción, etc.) y, para su control, un listado de los archivos pendientes de devolución (solicitados para su consulta y no devueltos a Grado).
Destrucción
Anualmente (o con la periodicidad que se establezca), te avisaremos de la posibilidad de destruir un número determinado de archivos, de los cuales te entregaremos un listado detallado; si estás de acuerdo con la destrucción, una vez firmado el documento destruiremos los archivos y emitiremos un Certificado de Destrucción detallado.
La destrucción de los archivos se realizará siempre en nuestras instalaciones, con personal y maquinaria propios. Una vez destruidos los archivos, el residuo será transportado a centros específicos para su reciclaje.
Para la destrucción de archivos que no tenemos en custodia (archivos y documentos en tu oficina) disponemos de dos modalidades: el suministro de contenedores cerrados para la acumulación diaria y el servicio de destrucción puntual. MÁS INFORMACIÓN
