FAQ - Preguntas frecuentes
Preguntas generales
- ¿Cómo puedo contactar con GRADO?
- ¿Cuál es el horario?
Nuestro horario habitual es: de lunes a viernes, de 8 a 14 y de 15 a 18 horas.
En fechas especiales (Navidad, Fallas, Pascua, Verano, etc.) el horario puede sufrir variaciones. Normalmente indicamos estos cambios en avisos informativos en nuestra web.
Gestión de archivos (archivadores destinados a custodia)
- Para la retirada de archivos ¿es necesario que estén ordenados?
- ¿Qué información debe figurar en cada archivador?
- ¿Qué tipos de archivadores son aptos para la gestión de archivos?
- ¿Cuánto tiempo hay que conservar los archivos? ¿Cuándo puedo destruirlos?
- Tipo de empresa u organismo: en función del tipo de empresa, puede existir normativa específica que obligue a guardar los documentos durante más tiempo. Por ejemplo, administraciones públicas, bancos, hospitales,...
- Tipo de documentos: es posible que determinadas tipologías documentales se deban conservar más tiempo (o menos) que otras. Por ejemplo, historias clínicas, subvenciones, etc.
- Documentos concretos: es posible que algunos documentos concretos (o grupos de documentos) deban ser conservados más tiempo. Por ejemplo, debido a inspecciones abiertas por la Agencia Tributaria, responsabilidades judiciales no finalizadas, etc.
NO, no es necesario.
En muchas ocasiones nos encontramos con archivos desordenados o con archivadores repartidos en diferentes lugares (oficinas, almacén, etc.).
No pasa nada; nuestro sistema nos permite retirar los archivadores sin ningún orden, tal cual estén. Posteriormente, al acceder al inventario vía web, las series y los archivadores aparecerán ordenados.
Lo único necesario, imprescindible, es que en el exterior de cada archivador se exprese su contenido, información a partir de la cual nosotros hacemos el inventario informatizado.
La información que debe figurar en el exterior de cada archivador es la que el cliente considere necesaria para su identificación inequívoca y así facilitar posteriores peticiones.
A veces basta con poca información; por ejemplo:
VENTAS
50101-50140
NÓMINAS
Enero-Febrero
Mantenimiento del servidor / Incidencias
IMPORTACIÓN
15-mar-2015 a 21-jun-2016
Otras veces es necesario hacer constar más información para definir bien el contenido del archivador; por ejemplo:
SUBVENCIONES
Expte. 105/2016: Mejora de la situación alimentaria de la población indígena en el estado de Oaxaca a través del desarrollo de programas productivos (México) [1 de 3]
Expte. 106/2016: Mejoras y equipamiento para el centro de promoción de la mujer Paula Montal, en el barrio de la Pulida, Quito, Ecuador.
Esta información es la que nosotros trasladamos al inventario de archivos y que el cliente puede ver en nuestra web, accediendo al área de clientes con sus claves de acceso.
Casi cualquier formato de archivo es válido para su retirada y custodia.
Los más utilizados son las cajas de archivo definitivo y las carpetas de anillas (con o sin funda), pero también podemos recoger: carpetas de gomas (u otras), libros de contabilidad, expedientes, historias clínicas, etc.
En cualquier caso, siempre lo mejor es intentar unificar formatos y no tener una gran diversidad de ellos.
Según la Agencia Tributaria, en su "Manual de actividades económicas. Obligaciones fiscales de empresarios y profesionales residentes en territorio español.":
Conservación de los libros: la Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo.
Asimismo, la LGT y el Código de Comercio exigen la conservación de la correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante 6 años, desde el día en que se cierran los libros con los asientos que justifican.
Por otra parte, la Agencia Tributaria también indica en su página de "Obligaciones contables y registrales":
El artículo 30 del C. de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Este plazo, no coincide con el de prescripción (4 años) del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación, por lo que puede ocurrir que el derecho de la Administración para regularizar un impuesto esté prescrito pero todavía el empresario deba conservar los libros de contabilidad y demás documentación relacionada con los mismos.
Por otra parte, debe tenerse en cuenta que las comprobaciones e investigaciones podrán extenderse a ejercicios prescritos cuando los hechos surtan efectos fiscales en períodos no prescritos (art. 115 LGT) y que, en el caso de la compensación o deducción de determinados créditos fiscales, la Administración dispondrá de 10 años para comprobar la procedencia de la compensación o deducción originada (art. 66 bis.2 LGT).
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de los libros y documentos contables, y si hubiese fallecido, el deber de conservación recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.
En cualquier caso, el tiempo que se deben conservar los archivos depende de múltiples factores:
Es, por tanto, responsabilidad de cada empresa conocer cuándo puede destruir sus archivos. Si es necesario, deberá consultarlo con sus asesores jurídicos, fiscales o laborales.
Destrucción de documentos con Certificado
- ¿Qué destruye GRADO? ¿Qué no destruye GRADO?
- ¿Se pueden devolver las carpetas para poder reutilizarlas?
- ¿Qué materiales son susceptibles de devolución (para su reutilización)?
- 180 carpetas x 2,50€/ud. = 450€
(Precio unitario variable según marca, calidad, color, etc.). Observamos precios entre 1,80€ y 6,00€ (con cajetín, 1,00€ más). - 1.800 fundas transparentes taladradas x 0,08€/ud. = 144€
(Precio unitario variable según marca, grosor, rugosidad, etc.). Observamos precios entre 0,05€ y 0,27€. - TOTAL: 594€
- Tras la destrucción, ¿cuál es el destino final del papel y del resto de materiales?
- a)Recoger los residuos y transportarlos cumpliendo las prescripciones de las normas de transportes, las restantes normas aplicables y las previsiones contractuales.
- b)Mantener durante su recogida y transporte, los residuos peligrosos envasados y etiquetados con arreglo a las normas internacionales y comunitarias vigentes. [NO ES NUESTRO CASO: No tratamos con residuos peligrosos.]
- c)Entregar los residuos para su tratamiento a entidades o empresas autorizadas, y disponer de una acreditación documental de esta entrega.
- Cuando contrato el servicio puntual ¿debo abonar el importe por adelantado?
- ¿Puedo abonar el importe en el momento de la recogida?
- Documentación contenida en otro tipo de cajas o en estanterías. ¿Cómo rellenar esta sección del formulario?
- Varias cajas del mismo tamaño: en Unidades deberás introducir el número de cajas, y a continuación, en los campos Largo, Ancho y Alto deberás introducir las medidas, en metros, de una caja. Por ejemplo, dispones de documentación para destruir en 10 cajas iguales, y cada una de ellas mide 46,5 x 32 x 27 cm.; deberás introducir los siguientes valores en alguna de las filas de datos:
- Documentación en estanterías: introduce en Unidades el número de estantes o baldas con documentación a destruir; a continuación, introduce la longitud, profundidad y altura de cada balda (siempre en metros) en los campos correspondientes. Por ejemplo, dispones de 15 estantes de 80 cm. de largo, 30 cm. de profundidad y 38 cm. de altura; deberás indicarlo así:
- Documentación suelta, amontonada o en formatos muy diversos: intenta medir el conjunto (largo, ancho y alto) de la forma más exacta posible. Introduce un 1 como Unidades y las medidas obtenidas en cada uno de los campos correspondientes (siempre en metros). Por ejemplo, dispones de un montón de archivadores, o cajas, o documentos sueltos, que miden aproximadamente 120 x 80 x 70 cm.; deberás indicarlo así:
SÍ destruimos documentación en papel, cartón, cintas audio/vídeo, disquetes, CD, CD-ROM, DVD, memorias USB, fotografías, negativos,... No es necesario extraer o separar los materiales (fundas de plástico, clips, gomas, subcarpetas,...); nosotros hacemos la separación de materiales y la destrucción. En nuestras instalaciones, sin intermediarios y sin subcontrataciones.
NO destruimos radiografías ni aparatos o componentes electrónicos (ordenadores, discos duros, monitores, etc.).
Sí, por supuesto. Podemos devolverte tus carpetas y también otros materiales que consideres que tienen un valor y pueden ser reutilizados.
Lo único que debes hacer es indicárnoslo en el momento de contratar nuestro servicio de destrucción de documentos.
Solicitando la devolución de tus materiales de archivo más valiosos conseguirás un importante ahorro, pero también contribuirás al mantenimiento del medio natural al promover la reutilización antes que el reciclaje.
En general, podemos devolverte cualquier tipo de material de archivo en buen estado (siempre que nos lo hayas solicitado con antelación): carpetas de anillas, cajas de archivo definitivo, carpetas de gomas, carpetas tipo proyecto, fundas de plástico, clips, gomas, subcarpetas, etc.
Pero los más comunes (por su elevado precio de compra) son las carpetas de anillas y las fundas de plástico.
Por ejemplo, imaginemos una empresa que tiene para destruir 200 carpetas de anillas, y en cada una de ellas tiene un promedio de 10 fundas de plástico (2.000 fundas en total). Supongamos que un 90% del material está en buen estado de uso y podría ser reutilizado; podríamos devolverle 180 carpetas de anillas y 1.800 fundas de plástico, que tienen un valor de compra aproximado de:
Como se ve, el ahorro es considerable. Haz tus cálculos para tu propio material de archivo y solicítanos la devolución en el momento de contratar nuestro servicio de destrucción de documentos.
Una vez realizada la destrucción de los documentos (con nuestros propios medios y sin subcontratar con nadie), el destino final del papel es el reciclaje.
Según la Ley 22/2011, de 28 de julio, de residuos y suelos contaminados, en su Artículo 20 :
2. Las entidades o empresas que recogen o transportan residuos con carácter profesional deberán:
Por tanto, lo que hacemos tras la destrucción es entregar los residuos resultantes (papel, plásticos, metales u otros) a empresas autorizadas, para su tratamiento, y documentando la entrega.
Es importante insistir en que la destrucción de documentos la realizamos siempre nosotros, con medios propios y sin subcontrataciones. Si no fuera así, estaríamos incumpliendo la legislación de protección de datos y los contratos firmados con los clientes.
No, no cobramos por adelantado ningún servicio.
Una vez destruida su documentación, emitiremos un certificado que recibirás junto a la factura. A partir de este momento, y en un plazo máximo de 7/10 días, te giraremos recibo o deberás abonar el importe mediante transferencia o cheque, según lo indicado por ti en el contrato.
No, porque puede ser que el volumen de material recogido para su destrucción sea superior o inferior al inicialmente presupuestado.
En el momento de la recogida, se indicará en el albarán el número de archivos, cajas u otro tipo de formatos realmente recogidos, y en base a estos datos se recalculará el presupuesto si fuera necesario y se facturará.
Si dispones de documentación para destruir contenida en cajas de un tamaño determinado, o la documentación está en estanterías, o está suelta (apilada en el suelo, por ejemplo), puedes introducir los datos en esta sección. Lo harías de la siguiente manera, en función del material de que se trate:
Puedes introducir hasta 3 conjuntos de documentación. Haciendo clic en el icono 
aparecerá una fila de datos nueva, para que puedas introducir las cantidades requeridas. Si quieres eliminar alguna de las filas de datos, haz clic en la imagen 
y desaparecerá.
Protección de datos
- ¿Cuál es la normativa actual en materia de protección de datos?
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.(Norma derogada)- Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
- RGPD (Reglamento general de protección de datos). Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE.
- Entró en vigor el 25 de mayo de 2018.
- Instrucción 1/2006, de 8 de noviembre, de la Agencia Española de Protección de Datos, sobre el tratamiento de datos personales con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o videocámaras
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
- Entró en vigor el 7 de diciembre de 2018.
- Implicaciones prácticas del Reglamento General de Protección de Datos para entidades en el periodo de transición (Agencia Española de Protección de Datos)
- El Reglamento de protección de datos en 12 preguntas (Agencia Española de Protección de Datos)
- Directrices para la elaboración de contratos entre responsables y encargados del tratamiento (Agencia Española de Protección de Datos)
- ¿Cumple GRADO con la legislación en materia de protección de datos?
- Definiciones y vocabulario básico en materia de protección de datos.
- «datos personales»: toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona.
- «tratamiento»: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.
- «responsable del tratamiento»: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento; si el Derecho de la Unión o de los Estados miembros determina los fines y medios del tratamiento, el responsable del tratamiento o los criterios específicos para su nombramiento podrá establecerlos el Derecho de la Unión o de los Estados miembros.
- «encargado del tratamiento»: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- ¿Es necesario formalizar un contrato específico de protección de datos?
Legislación:
Otros recursos útiles:
GRADO cumple con la legislación vigente en material de protección de datos. De hecho, en cumplimiento de los artículos 96 y 110 del Real Decreto 1720/2007, nuestra empresa se ha sometido a una auditoría externa por parte de Audidat Protección de Datos, obteniendo un RESULTADO FAVORABLE en todos sus términos. Disponemos del correspondiente Certificado de Auditoría de adecuación a la LOPD Y RDLOPD que nos acredita como entidad adecuada a la normativa de protección de datos.
Definiciones tomadas del artículo 4 del RGPD (Reglamento general de protección de datos) :
En base a lo establecido en el artículo 28.3 del RGPD (Reglamento general de protección de datos) :
"El tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico con arreglo al Derecho de la Unión o de los Estados miembros, que vincule al encargado respecto del responsable y establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable"