- Para la retirada de archivos ¿es necesario que estén ordenados?
NO, no es necesario.
En muchas ocasiones nos encontramos con archivos desordenados o con archivadores repartidos en diferentes lugares (oficinas, almacén, etc.).
No pasa nada; nuestro sistema nos permite retirar los archivadores sin ningún orden, tal cual estén. Posteriormente, al acceder al inventario vía web, las series y los archivadores aparecerán ordenados.
Lo único necesario, imprescindible, es que en el exterior de cada archivador se exprese su contenido, información a partir de la cual nosotros hacemos el inventario informatizado.
- ¿Qué información debe figurar en cada archivador?
La información que debe figurar en el exterior de cada archivador es la que el cliente considere necesaria para su identificación inequívoca y así facilitar posteriores peticiones.
A veces basta con poca información; por ejemplo:
2015-2017
Mantenimiento del servidor / Incidencias
2015-16
IMPORTACIÓN
15-mar-2015 a 21-jun-2016
Otras veces es necesario hacer constar más información para definir bien el contenido del archivador; por ejemplo:
2016
SUBVENCIONES
Expte. 105/2016: Mejora de la situación alimentaria de la población indígena en el estado de Oaxaca a través del desarrollo de programas productivos (México) [1 de 3]
Expte. 106/2016: Mejoras y equipamiento para el centro de promoción de la mujer Paula Montal, en el barrio de la Pulida, Quito, Ecuador.
- ¿Qué tipos de archivadores son aptos para la gestión de archivos?
Casi cualquier formato de archivo es válido para su retirada y custodia.
Los más utilizados son las cajas de archivo definitivo y las carpetas de anillas (con o sin funda), pero también podemos recoger: carpetas de gomas (u otras), libros de contabilidad, expedientes, historias clínicas, etc.
En cualquier caso, siempre lo mejor es intentar unificar formatos y no tener una gran diversidad de ellos.
- ¿Cuánto tiempo hay que conservar los archivos? ¿Cuándo puedo destruirlos?
Según la Agencia Tributaria, en su "Manual de actividades económicas. Obligaciones fiscales de empresarios y profesionales residentes en territorio español.":
Conservación de los libros: la Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo.
Asimismo, la LGT y el Código de Comercio exigen la conservación de la correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante 6 años, desde el día en que se cierran los libros con los asientos que justifican.
Por otra parte, la Agencia Tributaria también indica en su página de "Obligaciones contables y registrales":
El artículo 30 del C. de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Este plazo, no coincide con el de prescripción (4 años) del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación, por lo que puede ocurrir que el derecho de la Administración para regularizar un impuesto esté prescrito pero todavía el empresario deba conservar los libros de contabilidad y demás documentación relacionada con los mismos.
Por otra parte, debe tenerse en cuenta que las comprobaciones e investigaciones podrán extenderse a ejercicios prescritos cuando los hechos surtan efectos fiscales en períodos no prescritos (art. 115 LGT) y que, en el caso de la compensación o deducción de determinados créditos fiscales, la Administración dispondrá de 10 años para comprobar la procedencia de la compensación o deducción originada (art. 66 bis.2 LGT).
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de los libros y documentos contables, y si hubiese fallecido, el deber de conservación recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.
En cualquier caso, el tiempo que se deben conservar los archivos depende de múltiples factores:
- Tipo de empresa u organismo: en función del tipo de empresa, puede existir normativa específica que obligue a guardar los documentos durante más tiempo. Por ejemplo, administraciones públicas, bancos, hospitales,...
- Tipo de documentos: es posible que determinadas tipologías documentales se deban conservar más tiempo (o menos) que otras. Por ejemplo, historias clínicas, subvenciones, etc.
- Documentos concretos: es posible que algunos documentos concretos (o grupos de documentos) deban ser conservados más tiempo. Por ejemplo, debido a inspecciones abiertas por la Agencia Tributaria, responsabilidades judiciales no finalizadas, etc.
Es, por tanto, responsabilidad de cada empresa conocer cuándo puede destruir sus archivos. Si es necesario, deberá consultarlo con sus asesores jurídicos, fiscales o laborales.
- Cuando contrato el servicio puntual ¿debo abonar el importe por adelantado?
No, no cobramos por adelantado ningún servicio.
Una vez destruida su documentación, emitiremos un certificado que recibirá junto a la factura. A partir de este momento, y en un plazo máximo de 7/10 días, le giraremos recibo o abonará el importe mediante transferencia o cheque, según lo indicado por Ud. en el contrato.
- ¿Puedo abonar el importe en el momento de la recogida?
No, porque puede ser que el volumen de material recogido para su destrucción sea superior o inferior al inicialmente presupuestado.
En el momento de la recogida, se indicará en el albarán el número de archivos, cajas u otro tipo de formatos realmente recogidos, y en base a estos datos se recalculará el presupuesto si fuera necesario y se facturará.
- Documentación contenida en otro tipo de cajas o en estanterías. ¿Cómo debo rellenar esta sección del formulario?
Si dispone de documentación para destruir contenida en cajas de un tamaño determinado, o la documentación está en estanterías, o está suelta (apilada en el suelo, por ejemplo), puede introducir los datos en esta sección. Lo haría de la siguiente manera, en función del material de que se trate:
- Varias cajas del mismo tamaño: en Unidades deberá introducir el número de cajas, y a continuación, en los campos Largo, Ancho y Alto deberá introducir las medidas, en metros, de una caja. Por ejemplo, Usted dispone de documentación para destruir en 10 cajas iguales, y cada una de ellas mide 46,5 x 32 x 27 cm.; deberá introducir los siguientes valores en alguna de las filas de datos:
- Documentación en estanterías: introduzca en Unidades el número de estantes o baldas con documentación a destruir; a continuación, introduzca la longitud, profundidad y altura de cada balda (siempre en metros) en los campos correspondientes. Por ejemplo, Usted dispone de 15 estantes de 80 cm. de largo, 30 cm. de profundidad y 38 cm. de altura; deberá indicarlo así:
- Documentación suelta, amontonada o en formatos muy diversos: intente medir el conjunto (largo, ancho y alto) de la forma más exacta posible. Introduzca un 1 como Unidades y las medidas obtenidas en cada uno de los campos correspondientes (siempre en metros). Por ejemplo, Usted dispone de un montón de archivadores, o cajas, o documentos sueltos, que miden aproximadamente 120 x 80 x 70 cm.; deberá indicarlo así:
Puede introducir hasta 3 conjuntos de documentación. Haciendo clic en el icono 
aparecerá una fila de datos nueva, para que pueda introducir las cantidades requeridas. Si quiere eliminar alguna de las filas de datos, haga clic en la imagen 
y desaparecerá.
- ¿Qué destruye GRADO? ¿Qué no destruye GRADO?
SÍ destruimos documentación en papel, cartón, cintas audio/vídeo, disquetes, CD, CD-ROM, DVD, memorias USB, fotografías, negativos,... No es necesario extraer o separar los materiales (fundas de plástico, clips, gomas, subcarpetas,...); nosotros hacemos la separación de materiales y la destrucción. En nuestras instalaciones, sin intermediarios y sin subcontrataciones.
NO destruimos radiografías ni aparatos o componentes electrónicos (ordenadores, discos duros, monitores, etc.).
- ¿Me pueden devolver las carpetas para poder reutilizarlas?
Sí, por supuesto. Podemos devolverle sus carpetas y también otros materiales que usted considere que tienen un valor y pueden ser reutilizados.
Lo único que debe hacer es indicárnoslo en el momento de contratar nuestro servicio de destrucción de documentos.
Solicitando la devolución de sus materiales de archivo más valiosos conseguirá un importante ahorro, pero también contribuirá al mantenimiento del medio natural al promover la reutilización antes que el reciclaje.
- ¿Qué materiales son susceptibles de devolución (para su reutilización)?
En general, podemos devolverle cualquier tipo de material de archivo en buen estado (siempre que nos lo haya solicitado con antelación): carpetas de anillas, cajas de archivo definitivo, carpetas de gomas, carpetas tipo proyecto, fundas de plástico, clips, gomas, subcarpetas, etc.
Pero los más comunes (por su elevado precio de compra) son las carpetas de anillas y las fundas de plástico.
Por ejemplo, imaginemos una empresa que tiene para destruir 200 carpetas de anillas, y en cada una de ellas tiene un promedio de 10 fundas de plástico (2.000 fundas en total). Supongamos que un 90% del material está en buen estado de uso y podría ser reutilizado; podríamos devolverle 180 carpetas de anillas y 1.800 fundas de plástico, que tienen un valor de compra aproximado de:
- 180 carpetas x 2,50€/ud. = 450€
(Precio unitario variable según marca, calidad, color, etc.). Observamos precios entre 1,80€ y 6,00€ (con cajetín, 1,00€ más).
- 1.800 fundas transparentes taladradas x 0,08€/ud. = 144€
(Precio unitario variable según marca, grosor, rugosidad, etc.). Observamos precios entre 0,05€ y 0,27€.
- TOTAL: 594€
Como se ve, el ahorro es considerable. Haga sus cálculos para su propio material de archivo y solicítenos la devolución en el momento de contratar nuestro servicio de destrucción de documentos.
