NO, no es necesario.
En muchas ocasiones nos encontramos con archivos desordenados o con archivadores repartidos en diferentes lugares (oficinas, almacén, etc.).
No pasa nada; nuestro sistema nos permite retirar los archivadores sin ningún orden, tal cual estén. Posteriormente, al acceder al inventario vía web, las series y los archivadores aparecerán ordenados.
Lo único necesario, imprescindible, es que en el exterior de cada archivador se exprese su contenido, información a partir de la cual nosotros hacemos el inventario informatizado.
La información que debe figurar en el exterior de cada archivador es la que el cliente considere necesaria para su identificación inequívoca y así facilitar posteriores peticiones.
A veces basta con poca información; por ejemplo:
Otras veces es necesario hacer constar más información para definir bien el contenido del archivador; por ejemplo:
2016
SUBVENCIONES
Expte. 105/2016: Mejora de la situación alimentaria de la población indígena en el estado de Oaxaca a través del desarrollo de programas productivos (México) [1 de 3]
Expte. 106/2016: Mejoras y equipamiento para el centro de promoción de la mujer Paula Montal, en el barrio de la Pulida, Quito, Ecuador.
Casi cualquier formato de archivo es válido para su retirada y custodia.
Los más utilizados son las cajas de archivo definitivo y las carpetas de anillas (con o sin funda), pero también podemos recoger: carpetas de gomas (u otras), libros de contabilidad, expedientes, historias clínicas, etc.
En cualquier caso, siempre lo mejor es intentar unificar formatos y no tener una gran diversidad de ellos.
Según la Agencia Tributaria, en su "Manual de actividades económicas. Obligaciones fiscales de empresarios y profesionales residentes en territorio español.":
Conservación de los libros: la Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo.
Asimismo, la LGT y el Código de Comercio exigen la conservación de la correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante 6 años, desde el día en que se cierran los libros con los asientos que justifican.
Por otra parte, la Agencia Tributaria también indica en su página de "Obligaciones contables y registrales":
El artículo 30 del C. de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Este plazo, no coincide con el de prescripción (4 años) del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación, por lo que puede ocurrir que el derecho de la Administración para regularizar un impuesto esté prescrito pero todavía el empresario deba conservar los libros de contabilidad y demás documentación relacionada con los mismos.
Por otra parte, debe tenerse en cuenta que las comprobaciones e investigaciones podrán extenderse a ejercicios prescritos cuando los hechos surtan efectos fiscales en períodos no prescritos (art. 115 LGT) y que, en el caso de la compensación o deducción de determinados créditos fiscales, la Administración dispondrá de 10 años para comprobar la procedencia de la compensación o deducción originada (art. 66 bis.2 LGT).
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de los libros y documentos contables, y si hubiese fallecido, el deber de conservación recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.
En cualquier caso, el tiempo que se deben conservar los archivos depende de múltiples factores:
Es, por tanto, responsabilidad de cada empresa conocer cuándo puede destruir sus archivos. Si es necesario, deberá consultarlo con sus asesores jurídicos, fiscales o laborales.
No, no cobramos por adelantado ningún servicio.
Una vez destruida su documentación, emitiremos un certificado que recibirá junto a la factura. A partir de este momento, y en un plazo máximo de 7/10 días, le giraremos recibo o abonará el importe mediante transferencia o cheque, según lo indicado por Ud. en el contrato.
No, porque puede ser que el volumen de material recogido para su destrucción sea superior o inferior al inicialmente presupuestado.
En el momento de la recogida, se indicará en el albarán el número de archivos, cajas u otro tipo de formatos realmente recogidos, y en base a estos datos se recalculará el presupuesto si fuera necesario y se facturará.
Si dispone de documentación para destruir contenida en cajas de un tamaño determinado, o la documentación está en estanterías, o está suelta (apilada en el suelo, por ejemplo), puede introducir los datos en esta sección. Lo haría de la siguiente manera, en función del material de que se trate:
Puede introducir hasta 3 conjuntos de documentación. Haciendo clic en el icono 
aparecerá una fila de datos nueva, para que pueda introducir las cantidades requeridas. Si quiere eliminar alguna de las filas de datos, haga clic en la imagen 
y desaparecerá.
SÍ destruimos documentación en papel, cartón, cintas audio/vídeo, disquetes, CD, CD-ROM, DVD, memorias USB, fotografías, negativos,... No es necesario extraer o separar los materiales (fundas de plástico, clips, gomas, subcarpetas,...); nosotros hacemos la separación de materiales y la destrucción. En nuestras instalaciones, sin intermediarios y sin subcontrataciones.
NO destruimos radiografías ni aparatos o componentes electrónicos (ordenadores, discos duros, monitores, etc.).
Sí, por supuesto. Podemos devolverle sus carpetas y también otros materiales que usted considere que tienen un valor y pueden ser reutilizados.
Lo único que debe hacer es indicárnoslo en el momento de contratar nuestro servicio de destrucción de documentos.
Solicitando la devolución de sus materiales de archivo más valiosos conseguirá un importante ahorro, pero también contribuirá al mantenimiento del medio natural al promover la reutilización antes que el reciclaje.
En general, podemos devolverle cualquier tipo de material de archivo en buen estado (siempre que nos lo haya solicitado con antelación): carpetas de anillas, cajas de archivo definitivo, carpetas de gomas, carpetas tipo proyecto, fundas de plástico, clips, gomas, subcarpetas, etc.
Pero los más comunes (por su elevado precio de compra) son las carpetas de anillas y las fundas de plástico.
Por ejemplo, imaginemos una empresa que tiene para destruir 200 carpetas de anillas, y en cada una de ellas tiene un promedio de 10 fundas de plástico (2.000 fundas en total). Supongamos que un 90% del material está en buen estado de uso y podría ser reutilizado; podríamos devolverle 180 carpetas de anillas y 1.800 fundas de plástico, que tienen un valor de compra aproximado de:
Como se ve, el ahorro es considerable. Haga sus cálculos para su propio material de archivo y solicítenos la devolución en el momento de contratar nuestro servicio de destrucción de documentos.
Legislación:
Otros recursos útiles:
GRADO cumple con la legislación vigente en material de protección de datos. De hecho, en cumplimiento de los artículos 96 y 110 del Real Decreto 1720/2007, nuestra empresa se ha sometido a una auditoría externa por parte de Audidat Protección de Datos, obteniendo un RESULTADO FAVORABLE en todos sus términos. Disponemos del correspondiente Certificado de Auditoría de adecuación a la LOPD Y RDLOPD que nos acredita como entidad adecuada a la normativa de protección de datos.
Definiciones tomadas del artículo 4 del RGPD (Reglamento general de protección de datos) :
En base a lo establecido en el artículo 28.3 del RGPD (Reglamento general de protección de datos) :
"El tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico con arreglo al Derecho de la Unión o de los Estados miembros, que vincule al encargado respecto del responsable y establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable"
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